Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 2026-08-18

1. OBJET DE LA POLITIQUE

La présente Politique de confidentialité (la « Politique ») décrit les pratiques de Neolys (« Neolys », « nous », « notre » ou « nos ») concernant la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation et la protection des renseignements personnels.

Neolys accorde une grande importance à la protection de la vie privée et à la confidentialité des renseignements qui lui sont confiés.

La présente Politique s’applique aux renseignements personnels recueillis dans le cadre des activités de Neolys, notamment auprès de ses clients, fournisseurs, partenaires, candidats à un emploi et utilisateurs de son site Web.

Neolys s’engage à traiter les renseignements personnels de manière responsable, transparente et sécuritaire, conformément aux lois applicables.

2. QU’EST-CE QU’UN RENSEIGNEMENT PERSONNEL?

Un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet de l’identifier directement ou indirectement.

Selon la nature de votre relation avec Neolys, les renseignements personnels peuvent notamment comprendre :

votre nom et prénom;
votre adresse postale et courriel;
votre numéro de téléphone;
votre fonction et votre entreprise;
les renseignements nécessaires à une soumission ou à une demande de service;
les renseignements nécessaires à la facturation et aux paiements;
les renseignements contenus dans vos communications avec Neolys;
les renseignements fournis dans le cadre d’une candidature;
certains renseignements techniques liés à l’utilisation du site Web.

Un renseignement personnel peut être considéré comme sensible lorsqu’en raison de sa nature ou du contexte de son utilisation ou de sa communication, il suscite un degré élevé d’attente raisonnable en matière de vie privée.

Neolys ne recueille pas de renseignements personnels sensibles à moins qu’ils soient nécessaires à une fin déterminée et que leur collecte soit permise par la loi.

3. RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Le responsable de la protection des renseignements personnels chez Neolys est :

Le responsable veille notamment à l’application de la présente Politique, au traitement des demandes d’accès et de rectification ainsi qu’au traitement des plaintes.

4. PRINCIPES DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Neolys applique les principes suivants dans la gestion des renseignements personnels :

ne recueillir que les renseignements nécessaires aux fins déterminées;
informer les personnes concernées des fins pour lesquelles leurs renseignements sont recueillis;
limiter l’utilisation et la communication des renseignements aux situations permises par la loi;
prendre des mesures raisonnables pour maintenir les renseignements exacts et à jour;
protéger les renseignements contre l’accès, l’utilisation, la communication, la perte ou la destruction non autorisés;
conserver les renseignements uniquement aussi longtemps que nécessaire;
détruire ou anonymiser les renseignements lorsqu’ils ne sont plus nécessaires, sous réserve des obligations légales applicables.

5. RENSEIGNEMENTS PERSONNELS QUE NOUS POUVONS RECUEILLIR

Neolys peut recueillir :

nom et prénom;
coordonnées professionnelles;
titre ou fonction;
nom de l’entreprise;
renseignements liés aux produits ou services demandés;
renseignements nécessaires à une soumission ou à l’exécution d’un contrat;
renseignements de facturation;
renseignements relatifs aux communications et demandes de service.

Fournisseurs et partenaires

Neolys peut recueillir les renseignements nécessaires à la gestion de ses relations avec ses fournisseurs et partenaires, notamment le nom, les coordonnées professionnelles, la fonction et les renseignements nécessaires aux contrats et aux paiements.

Candidats à un emploi

Lorsque vous soumettez une candidature, Neolys peut recueillir les renseignements contenus dans votre curriculum vitae, votre lettre de présentation, vos coordonnées, vos expériences professionnelles, vos qualifications et vos communications avec Neolys.

Ces renseignements sont utilisés principalement afin d’évaluer votre candidature et de gérer le processus de recrutement.

6. RENSEIGNEMENTS RECUEILLIS PAR NOTRE SITE WEB

Lorsque vous utilisez le site Web de Neolys, certains renseignements peuvent être recueillis lorsque vous :

remplissez un formulaire;
demandez une soumission;
communiquez avec nous;
vous inscrivez à une communication;
transmettez une candidature;
utilisez certaines fonctionnalités du site.

Les renseignements recueillis sont utilisés pour répondre à votre demande et pour les fins indiquées au moment de leur collecte.

7. RENSEIGNEMENTS TECHNIQUES

Lorsque vous visitez notre site Web, certains renseignements techniques peuvent être recueillis automatiquement, notamment :

adresse IP;
type d’appareil et système d’exploitation;
type de navigateur;
pages consultées;
date et heure de consultation;
renseignements relatifs à la navigation;
renseignements nécessaires à la sécurité et au fonctionnement du site.

Ces renseignements peuvent être utilisés afin d’assurer le fonctionnement et la sécurité du site, d’en mesurer l’utilisation et d’améliorer nos services.

8. TÉMOINS DE CONNEXION (« COOKIES »)

Le site Web de Neolys peut utiliser des témoins de connexion (« cookies ») afin de :

faire fonctionner certaines fonctionnalités du site;
mémoriser certaines préférences;
améliorer votre expérience de navigation;
mesurer l’achalandage et analyser l’utilisation du site;
améliorer les services offerts par Neolys.

Vous pouvez généralement modifier les paramètres de votre navigateur afin de refuser ou supprimer certains cookies.

9. FINS DE LA COLLECTE ET DE L’UTILISATION

Neolys peut recueillir et utiliser des renseignements personnels afin de :

répondre aux demandes de renseignements;
communiquer avec les clients, fournisseurs et partenaires;
préparer des soumissions;
fournir ses produits et services;
gérer les relations contractuelles;
traiter les commandes, factures et paiements;
gérer les candidatures et le recrutement;
améliorer ses produits, services et processus;
assurer la sécurité de ses systèmes;
respecter ses obligations légales et réglementaires;
protéger ses droits et intérêts.

10. CONSENTEMENT

Lorsque la loi l’exige, Neolys obtient le consentement de la personne concernée avant de recueillir, utiliser ou communiquer ses renseignements personnels.

Lorsque le consentement est requis, Neolys présente la demande en termes simples et clairs et précise les fins visées.

Lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez généralement le retirer, sous réserve des restrictions prévues par la loi.

11. COMMUNICATION À DES TIERS

Neolys peut communiquer certains renseignements personnels à des fournisseurs de services lorsque cela est nécessaire à ses activités et que la communication est permise par la loi.

Il peut notamment s’agir de fournisseurs offrant des services :

informatiques et d’hébergement;
de stockage de données et de cybersécurité;
de comptabilité, facturation et paiement;
de gestion de la clientèle;
de recrutement;
de maintenance du site Web;
de services professionnels.

Neolys limite les renseignements communiqués à ceux nécessaires au service demandé et prend les mesures raisonnables afin d’en assurer la confidentialité.

12. COMMUNICATION HORS DU QUÉBEC

Certains fournisseurs technologiques utilisés par Neolys peuvent être situés à l’extérieur du Québec ou traiter des renseignements personnels à l’extérieur du Québec.

Lorsque la loi l’exige, Neolys effectue les évaluations nécessaires et prend les mesures appropriées afin d’assurer une protection adéquate des renseignements personnels.

13. CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Neolys conserve les renseignements personnels uniquement pendant la période nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, sous réserve des obligations légales, fiscales, comptables ou contractuelles applicables.

Lorsque les renseignements ne sont plus nécessaires, Neolys prend des mesures raisonnables pour les détruire ou les anonymiser conformément aux exigences applicables.

14. SÉCURITÉ DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Neolys met en place des mesures de sécurité raisonnables et adaptées à la sensibilité des renseignements personnels qu’elle détient.

Ces mesures peuvent notamment comprendre :

des contrôles d’accès;
des mots de passe et mécanismes d’authentification;
des mesures de sécurité informatique;
des sauvegardes;
des mesures de protection des appareils;
des procédures internes;
la sensibilisation et la formation du personnel.

Malgré ces mesures, aucun système informatique ou moyen de transmission électronique ne peut être considéré comme totalement sécurisé.

15. INCIDENTS DE CONFIDENTIALITÉ

Un incident de confidentialité peut notamment survenir lorsqu’un renseignement personnel est consulté, utilisé, communiqué, perdu ou volé sans autorisation.

En cas d’incident, Neolys prend les mesures raisonnables afin de limiter les conséquences, réduire les risques et corriger la situation.

Lorsque la loi l’exige, les personnes concernées et les autorités compétentes sont avisées.

16. VOS DROITS

Sous réserve des exceptions prévues par la loi, vous pouvez notamment :

demander l’accès aux renseignements personnels que Neolys détient à votre sujet;
demander la rectification de renseignements inexacts, incomplets ou désuets;
retirer votre consentement lorsque celui-ci constitue le fondement du traitement;
exercer votre droit à la portabilité lorsque les conditions prévues par la loi sont remplies.

Pour exercer vos droits, veuillez communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels.

17. COMMENT EXERCER VOS DROITS

Pour exercer vos droits ou obtenir de l’information concernant vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec :

Responsable de la protection des renseignements personnels

Neolys peut prendre les mesures raisonnables afin de vérifier votre identité avant de donner accès à certains renseignements.

18. PLAINTES

Si vous avez une question, une préoccupation ou une plainte concernant la protection de vos renseignements personnels, nous vous invitons à communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels de Neolys.

La plainte sera examinée de façon confidentielle et avec sérieux.

Vous pouvez également exercer les recours prévus par la législation applicable, notamment auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec.

19. MINEURS

Neolys accorde une attention particulière à la protection des renseignements personnels concernant les mineurs et applique les règles prévues par la législation applicable.

20. LIENS VERS DES SITES WEB DE TIERS

Le site Web de Neolys peut contenir des liens vers des sites Web de tiers.

Ces sites sont régis par leurs propres politiques de confidentialité. Neolys n’est pas responsable de leurs pratiques en matière de protection des renseignements personnels.

21. COMMUNICATIONS ÉLECTRONIQUES ET MARKETING

Neolys peut communiquer avec ses clients, partenaires et personnes ayant manifesté un intérêt envers ses services afin de répondre à leurs demandes ou de leur transmettre des informations pertinentes.

Lorsque des communications commerciales sont envoyées par voie électronique, Neolys respecte les exigences légales applicables, notamment celles relatives au consentement et au retrait du consentement.

22. MODIFICATIONS À LA PRÉSENTE POLITIQUE

Neolys peut modifier la présente Politique afin de tenir compte de l’évolution de ses activités, de ses pratiques ou des exigences légales.

La version la plus récente est publiée sur le site Web de Neolys.

23. QUESTIONS ET COORDONNÉES

Pour toute question concernant la présente Politique ou la protection de vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec :

Responsable de la protection des renseignements personnels